Notulen Algemene Leden Vergadering OWC 26 maart 2018

 In Nieuws

Notulen van de Algemene Ledenvergadering OWC 26 maart 2018

Notulen Algemene Ledenvergadering OWC 26 maart 2018
Eerste deel, 19.30 uur
1. Jan opent de goed bezochte vergadering iets na 19.30 uur en constateert met de aanwezigen dat er geen aanvullende agendapunten zijn. Jan geeft aan dat hij net voor deze vergadering een paar maanden verminderd inzetbaar is geweest voor de vereniging ivm omstandigheden.
Rick Damhuis is als penningmeester afwezig vanwege ziekte en laat zich vervangen door zijn partner-penningmeester Sebastiaan Kamphuis. Het bestuur is vanaf december jl uitgebreid met Henk Lansink, die de taak op zich neemt om overal waar nodig bij te springen in de werkzaamheden die voorliggen. De vergadering ondersteunt deze uitbreiding.
Vervolgens geeft Jan een korte opsomming van wat hoogtepunten in het afgelopen jaar qua prestaties van de verschillende wedstrijdafdelingen. De MTB afdeling doet het goed, de handbikers nemen aan tochten deel, de damesploeg wordt kleiner maar rijdt nog koersen uit en de elite komt op stoom. Allen wordt veel succes gewenst voor het komende seizoen. Patrick Reinders (ploegleider en rijder in de Elite) en Jan zijn tevreden over de inzet zover.
Daarna memoreert en prijst Jan de inzet van veel vrijwilligers bij het aanleggen van de legionellavoorziening en het opruimen en het onderhoud van het clubgebouw en de tuin. In dit kader wordt agendapunt 6, beheercommissies, ook meteen meegenomen: Jan steekt de loftrompet over de inzet van de kantinecommissie die met een grote inzet goed draait, de baancommissie die veel werk verzet in het onderhoud van de baan en het overleg met de belanghebbenden hierin, de kledingcommissie die goed beheer voert en keurig overzicht houdt, en de tuincommissie die alles door het jaar heen goed onderhoudt en de onderhoudsploeg voor wie niets teveel is. Zonder hen zouden we de club niet kunnen draaien. Ook de sponsorcommissie heeft afgelopen jaar veel en goed werk verricht in het werven en behouden van sponsoren, de organisatie rond de nieuwe clubkleding en de ploegenpresentatie op 22 februari jl.
Met het ROC is een nieuw contract afgesloten voor nog eens drie jaar. Weliswaar voor wat minder leerlingen, maar het is nog steeds een zeer welkome en noodzakelijke inkomensbron.

2. De notulen van de ALV van 2017 worden onder dankzegging aan Hans Hoffstedde door de vergadering goedgekeurd.

3. Sebastiaan Kamphuis neemt het Financieel jaarverslag over 2017 en het budget 2018 met de vergadering door. Het overzicht van de financiële stand van zaken over 2017 wordt duidelijk gepresenteerd ondanks de korte voorbereidingstijd van Sebastiaan, hij was de avond tevoren ingelicht door Rick. Een vraag over de mogelijkheid de cijfers eerder aan iedereen ter inzage ter beschikking te stellen wordt negatief beantwoord: het is niet gebruikelijk deze cijfers buiten deze avond om te verspreiden.
De negatieve begroting voor 2018 levert een aantal terechte, kritische vragen op. Gepoogd wordt om het negatieve bedrag in de realisatie zo dicht mogelijk bij nul te laten eindigen door onder andere extra inspanningen vanuit de sponsorcommissie. Peter Wiegers zou graag gezien hebben dat waar we door de formatie van een Elite team een overschrijding van de begroting aan konden zien komen, deze door het voeden aan een reserve vorm hadden gegeven. We zijn blij met deze tip en nemen hem ter harte.
De kascontrolecommissie heeft weliswaar de formele brief van de penningmeester over de financiële stand van zaken nog niet kunnen ondertekenen door ziekte van Rick, maar verleent het bestuur bij monde van Piet Bruijsten decharge voor het gevoerde financiële beleid. De kascommissie is van mening dat er een duidelijke en inzichtelijke administratie gevoerd wordt en heeft geen onregelmatigheden kunnen constateren.
Aftredend lid van de kascontrolecommissie is Ronny Damhuis en als nieuw lid biedt Peter Wiegers zich aan. Dat houdt in dat de commissie volgend jaar zal bestaan uit Piet Bruijsten (eerstvolgend aftredend), Guus Mulder en Peter Wiegers
De penningmeester stelt tav de contributie 2018 voor om deze ondanks de financiële situatie ongewijzigd te laten. De vergadering merkt op dat we in een eerdere jaarvergadering op voorspraak van de toenmalige penningmeester Benno Dickhoff stelling hadden genomen voor een jaarlijkse indicering met ruwweg 1,- verhoging per jaar. Omdat de penningmeesters en
kascontrolecommissie zich echter al uitgesproken hadden voor een handhaving van het
huidige tarief, wordt nu besloten nu bij dit standpunt te blijven.
De penningmeester wordt bedankt voor zijn inzet en ontvangt applaus voor werk en presentatie van de vergadering.
Tweede deel
4. Waar oorspronkelijk een pauzedrankje op het programma staat, geeft de vergadering er de voorkeur aan gewoon door te gaan en na de tijd een gezamenlijk drankje te nuttigen. Maarten Nijland kon tijdens de nieuwjaarsreceptie niet bij de huldiging aanwezig zijn en wordt nu door Jan in het zonnetje gezet voor zijn prestaties en jubileum bij de club. Hij ontvangt een zilveren speld, waar hij zich blij mee toont. Hij zegt gewoon door te gaan voor de gouden versie.

5. De agendapunten Evaluatie seizoen 2017 en Beheercommissies zijn door Jan al in zijn introductie aangehaald en behandeld.

6. De Sponsorcommissie geeft bij monde van Jaap Hiestand een korte weergave van de door hen behaalde resultaten over 2017: een aantal nieuwe sponsoren is aangetrokken voor meerdere jaren, er lopen nog onderhandelingen voor wat aanvullende sponsorschappen, de eerste badge clubkleding is uitgereikt aan jeugd en wedstrijdrijders, de eerste badge bestellingen wordt momenteel geproduceerd en over een week of zes uitgereikt. Er hebben zo’n 100 bestellingen plaatsgevonden en daarnaast wordt de clubvoorraad binnenkort aangevuld. Oude kleding wordt voor individueel gebruik ter beschikking gesteld voor 50 % van de nieuwprijs zolang de voorraad strekt.
De sponsorcommissie is tevreden over het verloop van de ploegenpresentatie van 22 februari jl. Rijders en Sponsoren kregen daarin elk de gewenste aandacht onder de bezielende leiding van Jaap Hiestand en Ties Lammerink. Voor de nabije toekomst is de sponsorcommissie van plan zich te storten op het werven van met name jonge leden en het ontwikkelen van een aansprekend programma voor deze doelgroep.
We wensen hen veel succes bij dit nieuwe initiatief!
7. Rondvraag
Een vraag over een definitieve stellingname van het vertrekpunt voor de recreatie wordt door Jan nog even weer voorgelegd aan de voltallige vergadering, waarbij iedereen zich uitspreekt voor vertrek op de zondag vanaf het clubgebouw, onder andere vanwege afspraken die de sponsorcommissie met onze sponsoren heeft gemaakt tav bebording van het OWC terrein. Verder is er een vraag of we als vereniging al bezig zijn voor de op handen zijnde Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarop positief geantwoord kan worden. We denken voor 25 mei 2018 (ingangsdatum) behoorlijk AVG-proof te zijn. Daarnaast wordt gememoreerd dat de expositie van Herman Snoeijnk een langere openingstijd heeft gekregen tot eind april. Tenslotte maken Henk Lansink en Rob van ’t Rood van de gelegenheid gebruik om de aanwezigen op te roepen zich nog op te geven als medewerker bij de Teuto respectievelijk de Surplace.
8. Jan bedankt de aanwezigen voor hun bijdrage en aanwezigheid en sluit de vergadering rond 21.30 uur.
Recent Posts